Magyar Tudományos Akadémia Könyvtár és Információs Központ. Közbeszerzési Szabályzat

Átírás

1 Magyar Tudományos Akadémia Könyvtár és Információs Központ Közbeszerzési Szabályzat 2013.

2 A közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény rendelkezéseinek (a továbbiakban: Kbt.), továbbá a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet (továbbiakban: Kkr.), és a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés szabályozásáról szóló 257/2007. (X.4.) Korm. rendelet előírásainak a Magyar Tudományos Akadémia Könyvtár és Információs Központ (a továbbiakban: Könyvtár) által történő végrehajtása érdekében a Könyvtár közbeszerzési és beszerzési eljárásainak rendjét a jelen Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatban (továbbiakban: Szabályzat) foglaltak szerint határozom meg. I. Általános rendelkezések A közbeszerzési és beszerzési eljárásokban az egyes résztvevők jelen Szabályzatban meghatározott feladat- és hatáskör szerint vesznek részt. A közbeszerzési és a jelen Szabályzat hatálya alá tartozó beszerzési eljárások során az egyes eljárási cselekmények tekintetében az ajánlatkérő és az eljárás valamennyi résztvevője köteles betartani a Szabályzat rendelkezéseit. A jelen Szabályzatban nem, vagy nem teljes részletességgel szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos Kbt. és annak végrehatási rendeletei, valamint a vonatkozó hatályos jogszabályok rendelkezései irányadók. II. Alapelvek 1. (1) A közbeszerzési, valamint a beszerzési eljárások során a Könyvtár és Információs Központ (a továbbiakban: ajánlatkérő vagy Könyvtár) köteles biztosítani: a) a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát; b) az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot; c) a jóhiszeműség és tisztesség, valamint a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményeinek megfelelő eljárást; d) a hatékony és felelős gazdálkodás elvének szem előtt tartását; e) valamint a nemzeti elbánást a Kbt. szabályai szerint. (2) Tilos a Kbt. megkerülése céljával alkalmazni a becsült értékre vonatkozó, Kbt.-ben meghatározott becslési módszert, továbbá tilos a Kbt. 18. (1) bekezdésébe ütköző módon a közbeszerzést részekre bontani. 2. A beszerzési/közbeszerzési eljárásokat az észszerűség, szükségszerűség, gazdaságosság követelményeinek megfelelően figyelemmel az éves költségvetési előirányzatra és a rendelkezésre álló egyéb pénzeszközökre is kell kezdeményezni, és lefolytatni. 2

3 III. A Szabályzat hatálya Szervi hatály 3. A Szabályzat hatálya a Könyvtár, mint önállóan működő és gazdálkodó köztestületi költségvetési szervre terjed ki. Személyi hatály 4. A Szabályzat hatálya az ajánlatkérő beszerzési/közbeszerzési eljárásai kiírásával, lefolytatásával és bírálatával, döntésével kapcsolatos tevékenységben részt vevő személyekre terjed ki, különösen az MTA KIK munkavállalóira és a hivatalos közbeszerzési tanácsadóra vagy egyéb szakértő bevonására Tárgyi hatály 5. A Szabályzat hatálya a közbeszerzési eljárásokra (árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése, építési beruházás), valamint a Szabályzatban nevesített esetekben a Kbt. kivételi körébe tartozó beszerzési eljárásokra terjed ki. IV. Értékhatárok, becsült érték meghatározása 6. Az uniós és a nemzeti értékhatárok a költségvetési törvényben kerülnek minden évben meghatározásra, illetve a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítőben minden év elején közzéteszi a fenti értékhatárokat azzal, hogy az euróban meghatározott uniós értékhatárt forintban is meghatározza. A évre irányadó értékhatárokat az 1. számú függelék tartalmazza. Becsült érték, egybeszámítás 7. (1) A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért vagy kínált általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt aiban foglaltakra tekintettel megállapított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). (2) A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. 3

4 (3) Az ajánlatkérőnek egybe kell számítania azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerződések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy időben merül fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerződések értékét. (4) A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők, vagy ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést is, amennyiben ajánlatkérő ilyen jellegű kifizetést teljesít V. A közbeszerzési terv, az előzetes összesített tájékoztató és az éves statisztikai összegezés elkészítése Közbeszerzési terv 8. (1) A jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően, az ajánlatkérő minden költségvetési év elején, de legkésőbb március 31-ig köteles elkészíteni az éves összesített közbeszerzési tervét (továbbiakban: Közbeszerzési terv), mely tartalmazza az adott évre tervezett közbeszerzéseket. A Közbeszerzési tervet a Könyvtár illetékes szervezeti egységei vezetőinek legkésőbb minden év március 1. napjáig történő adatszolgáltatásai alapján a Könyvtár főigazgató-helyettese állítja össze március 15-ig, és a Könyvtár gazdasági igazgatójának egyetértése esetén a Könyvtár főigazgatója hagyja jóvá legkésőbb minden év március 31. napjáig. A közbeszerzési terv mintáját a 2. sz. függelék tartalmazza. (2). A Közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a nettó ,-Ft (építési beruházás esetén nettó ,-Ft) becsült értéket elérő, illetve azt meghaladó, a Kbt. tárgyi hatálya alá tartozó beszerzéseket. (3) A tárgyévben a Közbeszerzési terv jóváhagyása előtt indított, vagy már lefolytatott közbeszerzéseket a tervben ugyancsak szerepeltetni kell. A Közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. (4) A Közbeszerzési tervben nem szereplő, vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatására abban az esetben van lehetőség, ha az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény, vagy egyéb változás miatt az szükséges, ebben az esetben azonban a Közbeszerzési tervet módosítani kell. A szervezeti egységek vezetői a módosítási igényüket megadva a módosítással érintett adatokat kötelesek a főigazgatóhelyettes felé jelezni azok felmerülését követően haladéktalanul. A terv módosítását kezdeményező szervezeti egység vezetőjének írásbeli indokolása alapján a módosított Közbeszerzési terv elfogadásáról a főigazgató dönt. (5) A Közbeszerzési terv nyilvános, ezért azt valamint annak módosítását a főigazgató jóváhagyását követő öt munkanapon belül a Könyvtár hivatalos honlapján közzé kell tennie a honlapfelelősnek. és a tárgyévet követő évre vonatkozó Közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig annak elérhetőnek kell lennie. 4

5 Éves statisztikai összegezés 9. (1) Az ajánlatkérő az éves közbeszerzéseiről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldenie a Közbeszerzési Hatóságnak. (2) A közbeszerzési eljárásokra vonatkozó éves statisztikai összegezés elkészítéséről, és megküldéséről a pénzügyi nyilvántartás, és a szervezeti egységek adatszolgáltatásai alapján a Könyvtár EISZ Titkárságának egy munkatársa gondoskodik tárgyév május 25. napjáig. VI. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése, előkészítése 10. A közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése az éves költségvetési előirányzat, és a rendelkezésre álló egyéb pénzeszközök alapján történik. A közbeszerzési eljárást megindítani csak akkor lehet, ha az ajánlatkérés időpontjában az ajánlatkérőnél az anyagi fedezet rendelkezésre áll, vagy biztosíték van rá, hogy a teljesítés időpontjában rendelkezésre fog állni. Erről a gazdasági igazgató állít ki igazolást, amelyet a főigazgató ír alá és a gazdasági igazgató ellenjegyez. 11. A közbeszerzési eljárás előkészítő szakaszát képezi az, amikor az ajánlatkérő szervezeti egység (továbbiakban: Igényformáló) vezetői feljegyzést készítenek, a Könyvtár főigazgató-helyettese részére közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása céljából. VII. A közbeszerzési eljárások megkezdése 12. (1) A közbeszerzési eljárás megindításának feltétele, hogy a Főigazgató a közbeszerzési szakértő és/vagy a megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó által előkészített ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívást, a kapcsolódó dokumentációt (beleértve a szerződés tervezetet és a műszaki leírást) (a továbbiakban: Közbeszerzési Dokumentáció) írásban jóváhagyja.. (2) A jóváhagyást követően a Főigazgató-helyettes értesítése alapján a megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó intézkedik a Közbeszerzési Dokumentáció szerinti eljárás megindításáról. 5

6 13. (1) Az eljárás előkészítése és lefolytatása során a Kbt. mindenkor hatályos rendelkezései szerint kell a dokumentálási kötelezettséget teljesíteni. A dokumentálás jogszabályszerűségéért a Főigazgató-helyettes felel. (1) A beérkezett ajánlatokat azok felbontásáig elkülönítetten kell tárolni a megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó. Ha az ajánlatok felbontása előtt azok csomagolása számottevően sérül, akkor haladéktalanul tájékoztatni kell a Főigazgató-helyettest. VIII. Az ajánlatok felbontása, hiánypótlása 14. (1) Az ajánlatok felbontásának helyéről az hivatalos közbeszerzési tanácsadóval kötött megállapodás rendelkezik. Az ajánlatok felbontásánál a Bíráló Bizottság bármelyik tagja jelen lehet, egy tagnak azonban kötelező jelen lenni. Ha hivatalos közbeszerzési tanácsadó működik közre, akkor az ajánlatok bontását neki kell végeznie. 15. (2) Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyhez mellékelni kell a bontáson jelenlévők által aláírt jelenléti ívet. Ha hivatalos közbeszerzési tanácsadó működik közre, akkora bontási jegyzőkönyvet a bontás napjától számított öt naptári napon belül kell megküldenie az összes ajánlattevőnek. 16. A Bírálóbizottság tagjai a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval együtt állapítják meg a pótolandó hiányosságokat. A hiánypótlás lehetőségét minden eljárásban biztosítani kell, így az ajánlattevőket a hiányosságok pótlására minden esetben írásban (külön felhívásban, vagy jegyzőkönyvben rögzített módon) kell felkérni. A hiánypótlásban megjelölt hiányokról, valamint a hiánypótlási határidőről egyidejűleg valamennyi ajánlattevőt a hivatalos közbeszerzési tanácsadó tájékoztatja.i IX. A Bírálóbizottság összetétele, működése 17. A beérkezett ajánlatok formai és tartalmi szempontból történő átvizsgálását a Bírálóbizottság végzi. A Bírálóbizottság legalább három tagból áll, és tagjainak a következő szakértelemmel kell rendelkezniük: a közbeszerzés tárgya szerinti, jogi, közbeszerzési és pénzügyi. 18. A Könyvtár Bírálóbizottságának állandó tagjai a főigazgató-helyettes és a gazdasági igazgató. 6

7 19. (1) A Bírálóbizottság a Főigazgató felkérése alapján - a közbeszerzés jellegétől és tárgyától függően további tagokkal bővíthető, illetve kötelezően bővítendő közbeszerzési és jogi szakértelemmel rendelkező tagokkal, és szükség esetén a közbeszerzés tárgya szerinti szakértővel. (2) A Bírálóbizottság ülésein a tagok által felkért munkavállalók és külső szakértők tanácskozási joggal részt vehetnek. (3) A Bírálóbizottság hatásköre a) dönt az ajánlatok érvényességéről, esetleges hiánypótlási szükségességről b) döntés előkészítő javaslatot készít a döntéshozó számára c) elbírálja az ajánlatokat d) szükség esetén dönt az egyes eljárási kérdésekben e) dönt az előzetes vitarendezés keretében benyújtott kérelemről f) dönt a szerződések módosításáról (4) A Bírálóbizottság üléseit az elnök hívja össze és vezeti. A Bírálóbizottság elnöke a Főigazgató Helyettes. A Bírálóbizottság munkájáról jegyzőkönyv készül. melyet a tagok aláírnak. (5) A Bírálóbizottság tagjai kötelesek összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tenni a 3. számú függelékben található mintának megfelelő tartalommal. (6) A Bírálóbizottság üléseit szükség szerint tartja. (7) A közbeszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok értékelésekor a Bírálóbizottság elnökét és tagjait észrevételezési, javaslattételi és szavazati jog illeti meg. A döntéshozatal során minden tagnak egy szavazata van. A Bírálóbizottság döntését egyszerű szavazattöbbséggel hozza meg. A Bírálóbizottság tagjai az eljárás során felelősek az eljáráshoz kapcsolódó szakértelmük mértékéig az ajánlatok értékeléséért és bírálatáért, valamint az eljárás eredményére vonatkozó döntési javaslattétel tartalmáért. X. Az ajánlatok értékelése, bírálata 20. (1) Az ajánlatok értékelését a Bírálóbizottság végzi. Az ajánlatok értékelésében adott esetben a közbeszerzési tanácsadó is közreműködik. (2) A Bírálóbizottság tagjai az értékelés keretében bírálati lapot töltenek ki és döntés előkészítő határozati javaslatot fogadnak el és terjesztenek elő a döntéshozó számára. A Bírálóbizottság munkájáról jegyzőkönyv készül, melynek mellékletei a bírálati lapok és a döntés előkészítő határozati javaslat. 7

8 XI. Az eljárást lezáró döntés meghozatala, eredményhirdetés 21. A bírálati jegyzőkönyv lezárását követően a Bírálóbizottság tagjai egyenként értékelik az ajánlatot bírálati lapon, (4. számú függelék) majd összesítő-lapon javaslatot tesznek a döntéshozó részére. (5. számú függelék). A bírálati jegyzőkönyv lezárását követően főigazgató dönt a közbeszerzési eljárás eredményéről. (6. számú függelék). 22. Amennyiben a döntéshozó nem fogadja el a Bírálóbizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, és melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények. 23. Az ajánlatkérő megbízásából a hivatalos közbeszerzési tanácsadó az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerint írásbeli összegezést köteles készíteni az ajánlatokról, melyet minden ajánlattevő részére egyidejűleg, telefaxon vagy elektronikus úton köteles megküldeni. XII. Szerződéskötés, szerződésmódosítás, teljesítés 24. A szerződéskötés során a szerződés tartalmát tekintve a Kbt.-nek és a Ptk-nak a szerződéskötésre vonatkozó rendelkezései szerint kell eljárni. Az eredményes közbeszerzési eljárás alapján a nyertes ajánlattevővel, visszalépése esetén az összegezésben megjelölt második helyezettel kell a szerződést írásban megkötni a végleges feltételek, a szerződéstervezet és az ajánlat tartalmának megfelelően. 25. A szerződés három, ill. négy eredeti példányban készül, melyből egy példány az Ajánlattevőnél marad, a második, ill. harmadik példányt pedig a Könyvtár illetékes szervezeti egységei őriznek. 26. A szerződést a Könyvtár képviseletében a főigazgató (vagy az általa a vonatkozó szabályozások szerint írásban meghatalmazott személy) írja alá, az ajánlatkérő szervezeti egység vezetőjének szakmai, a gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzése mellett. Aláírás előtt a szerződések minden oldalát kézjegyével látja el a főigazgató-helyettes. 8

9 27. A Könyvtár főigazgató-helyettese gondoskodik a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés haladéktalan közzétételéről a könyvtár saját hivatalos honlapján. A szerződésnek a honlapon a teljesítéstől számított öt évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. Egyidejűleg a közbeszerzést bonyolító hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik az eredmény közzétételéről. 28. (1) A felek nem módosíthatják a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a) a módosítás a szerződés gazdasági egyensúlyát a nyertes ajánlattevő javára változtatja meg (az eredeti ellenérték 5%-ot meghaladó növekedését minden esetben úgy kell tekinteni, hogy az a szerződés gazdasági egyensúlyát a nyertes ajánlattevő javára megváltoztatja); vagy b) a módosítás a szerződés tárgyát az eredeti szerződésben foglalt ajánlattevői kötelezettséghez képest új elemre terjeszti ki. (2) A szerződésmódosítás elő- és elkészítése során a korábbi pontokban írott eljárási, ellenjegyzési, aláírási rend az irányadó. 29. A szerződés alapján ellenszolgáltatás kifizetésére csak a szerződésben kikötött feladat igazolt teljesítését követően kerülhet sor. A szerződésben a teljesítés igazolására megjelölt személy köteles figyelemmel kísérni a szerződés teljesítését. XIII. Központosított közbeszerzési eljárás menete 30. (1) A Könyvtár jogosult önként csatlakozni a központosított közbeszerzési rendszerhez. A csatlakozásról a Főigazgató dönt. (2) Központosított közbeszerzés során az egyes megrendelések leadása előtt a Főigazgató írásbeli jóváhagyása szükséges. Ennek hiányában megrendeléseket leadni nem lehet. 31. Az önként csatlakozás kapcsán szükséges adminisztratív teendők, amelyek a Könyvtár kijelölt munkatársának a feladatai: a) az ajánlatkérőnek a központosított közbeszerzési rendszerbe történő bejelentése; b) valamennyi, az űrlap adataiban bekövetkező változásnak 5 munkanapon belül a KEF részére történő bejelentése; 9

10 c) tárgyévenként a regisztrációs űrlap tartalmának felülvizsgálata, és az a) pontban meghatározott módon legkésőbb minden év január 31. napjáig történő bejelentése; d) tervigények bejelentése, melynek KEF által történő jóváhagyása esetén kezdhető meg a közbeszerzés; e) a KEF portálon elektronikus úton történő megrendelés, és annak a szállító részére történő továbbítása; f) a megrendelés teljesítéséről, valamint annak pontos adatairól és minősítéséről a központi beszerző szervezet tájékoztatása. XIV. Az eljárások dokumentálása, nyilvánossága 32. (1) A közbeszerzési eljárások valamennyi eljárási cselekményét annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban, illetőleg az eljárási cselekmények elektronikus gyakorlása esetén külön, a Kbt. felhatalmazása alapján alkotott jogszabály feltételeinek megfelelően elektronikusan kell dokumentálni. Amennyiben közbeszerzési tanácsadóval kerül lebonyolításra az eljárás, a dokumentumok elkészítéséről a tanácsadó gondoskodik és köteles minden dokumentum eredeti példányát legkésőbb az eredmény kihirdetésekor, de legkésőbb a tárgyév végéig az illetékes Igényformáló szervezeti egységnek átadni. (2) Jelen Szabályzat függeléke olyan dokumentum mintákat tartalmaz, amelyeket a Könyvtár által közvetlenül lebonyolított közbeszerzések esetén kötelező alkalmazni, azonban ha közbeszerzési tanácsadó is közreműködik az eljárás lebonyolításában, az általa használatos dokumentum minták is alkalmazhatók. 33. (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább öt évig kell megőrizni. Az eljárás iratait a Könyvtár Igazgatósága vagy az illetékes szakmai szervezet őrzi. (2) Az (1) bekezdés szerinti adatoknak, információknak, hirdetményeknek a honlapon ha a Kbt. másként nem rendelkezik a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell elérhetőnek lenniük. XV. Felelősségi szabályok 34. A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok betartásáért valamennyi, a közbeszerzésben közreműködő a hatáskörének megfelelően, a közreműködés mértékéig felelős. 10

11 35. A közbeszerzés során: a) kötelezettségvállalóként a Könyvtár főigazgatója vagy az általa megbízott személy; b) a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáért, illetve éven túli kötelezettségek vállalása esetén a pénzügyi fedezet várható rendelkezésre állásáért Könyvtár főigazgatója és gazdasági igazgatója; c) az engedélyezett eljárás fajtáját alátámasztó dokumentum szakmai tartalmáért, a beszerzés tárgyát képező árubeszerzés, szolgáltatás, építési beruházás pontos megjelöléséért, a szakmai szempontból lényeges ajánlati feltételek meghatározásáért, a szakmai program és a dokumentáció tartalmáért a főigazgató-helyettes illetve külső szakértő bevonása esetén a szakértő a megbízási szerződésében meghatározottak szerint; d) a bírálat szakmai szempontból történő helytállóságáért, a döntési javaslat kidolgozásáért a kijelölt Bírálóbizottság tagjai és elnöke szakmai kompetenciájuk mértékéig; e) a Bírálóbizottság szabályszerű, törvényes működéséért, az összeférhetetlenségi szabályok betartásáért a bizottság elnöke egy személyben felelős. XVI. A közbeszerzések ellenőrzése 36. (1) A közbeszerzések ellenőrzésére folyamatba épített (előkészítési szakasz, lefolytatás) ellenőrzés és utóellenőrzés formájában kerülhet sor. (2) A munkafolyamatba épített ellenőrzések a közbeszerzési eljárás során kerülnek végrehajtásra. Munkafolyamatba épített ellenőrzésen az egyes cselekmények törvényességének és jelen szabályzat szerinti megfelelőségének ellenőrzését kell érteni. Ennek megfelelően a munkafolyamatba épített ellenőrzéssel kell biztosítani az előírásoktól való eltérés megelőzését és az azonnali beavatkozás lehetőségét. (3) A munkafolyamatba épített ellenőrzések megállapításait dokumentálni kell és amennyiben megállapítható, meg kell jelölni a felelős személyt vagy személyeket is. (4) A Könyvtár közbeszerzési eljárásait vizsgáló utólagos ellenőrzéseket az alábbi jogszabályok figyelembevételével kell lefolytatni: - az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény; - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm.rendelet; - a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 11

12 XVII. Záró rendelkezések (1) Jelen Szabályzat június 1-jén lép hatályba azzal, hogy egyidejűleg hatályát veszti a Magyar Tudományos Akadémia Könyvtár és Információs Központ korábbi közbeszerzéssel és beszerzéssel kapcsolatos szabályozása. (2) E Szabályzatot a hatálybalépése után kezdeményezett közbeszerzési eljárások esetében teljes egészében, a hatályba lépéskor folyamatban lévő eljárásokban értelemszerűen az eljárásnak a Szabályzat szerinti megfelelő szakaszától kell alkalmazni. Budapest, június 5. Prof Náray- Szabó Gábor FÜGGELÉKEK 1.sz. függelék: 2.sz. függelék: 3.sz. függelék: 4.sz. függelék: 5.sz. függelék: 6.sz. függelék: Közbeszerzési értékhatárok Közbeszerzési terv minta Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat Bírálati lap Összefoglaló jelentés a tárgyában indított közbeszerzési eljárásról Döntés közbeszerzési eljárás eredményéről 12

13 Közbeszerzési értékhatárok 1. számú függelék 1. Uniós értékhatárt elérő értékű közbeszerzési eljárás Árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén euró (nettó ,- Ft), építési beruházás és építési koncesszió esetén euró (nettó ,- Ft) értékhatár felett. 2. Nemzeti eljárásrend szerinti közbeszerzési eljárás Árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén nettó ,- Ft, építési beruházás esetén nettó ,- Ft, építési koncesszió esetén nettó ,- Ft, szolgáltatási koncesszió esetén nettó ,- Ft értékhatár felett. Amennyiben az árubeszerzés és szolgáltatás megrendelés értéke nem haladja meg a nettó ,- Ft-ot, építési beruházás esetén a nettó ,- Ft-ot, hirdetmény nélküli (ún. 3 ajánlattevős) nemzeti közbeszerzési eljárást lehet lefolytatni. 3. Beszerzési eljárás Amely a Kbt.-ben meghatározott legalacsonyabb értékhatárt, az ún. nemzeti közbeszerzési eljárás értékhatárát sem éri el, és a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozik, nem közbeszerzésnek, hanem beszerzésnek minősül. (XIV. fejezet). 13

14 Közbeszerzési terv minta 2. számú függelék A közbeszerzés tárgya és mennyisége CPV kód Irányadó eljárásrend Tervezett eljárási típus az eljárás megindításának, illetve a közbeszerzés megvalósításának tervezett időpontja Időbeli ütemezés Sor kerül-e vagy sor került-e az adott közbeszerzéssel szerződés teljesítésének várható időpontja vagy a szerződés időtartama összefüggésben előzetes összesített tájékoztató közzétételére? I. Árubeszerzés II. Építési beruházás III. Szolgáltatásmegrendelés 14

15 3. számú függelék A évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 24. (4) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat Az MTA KIK által kezdeményezett az 1. sz. mellékletben feltüntetett tárgyú közbeszerzési eljárások lebonyolítása során. Alulírott...(név, beosztás) kijelentem, hogy velem szemben az 1. sz. mellékletben megjelölt közbeszerzési eljárásokban nem állnak fenn a Kbt ban meghatározott összeférhetetlenségi okok. Kijelentem, hogy az ajánlatok elbírálására létrehozott Bírálóbizottság tagjaként, szakértőjeként, az ajánlatkérő képviselőjeként az ajánlattevőkkel kapcsolatban nem érvényesül a fenti kizárási okok egyike sem. Amennyiben az eljárás során az ajánlattevőkkel kapcsolatban személyemet egyéb kizárási ok érintené, azt a Bírálóbizottság Elnökének/ajánlatkérő szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul bejelentem. Tekintettel arra, hogy Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. törvény 3. (1) bekezdése alapján a bizottsági munkában való részvételem feltétele vagyonnyilatkozat tétele, ezért ennek megfelelően kijelentem, hogy* - jelenleg rendelkezem érvényes vagyonnyilatkozattal - a felkérés aláírásától számított 5 munkanapon belül vagyonnyilatkozatot teszek. *Vagyonnyilatkozat tételre kizárólag az a közszolgálatban álló személy kötelezett, aki közbeszerzési eljárás során önállóan, vagy testület tagjaként javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult. Egyúttal kijelentem, hogy a közbeszerzési eljárás során tudomásomra jutott információkat, adatokat és tényeket sem az eljárás befejezése előtt, sem azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozom, az információkkal, adatokkal és tényekkel az ajánlattevőket (alvállalkozókat) nem befolyásolom. Vállalom, hogy amennyiben illetéktelen személytől, szervezettől információadásra, üzleti titok kiszolgáltatására szóló, a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos megkeresést kapnék, úgy azt azonnal jelentem az eljárásban közreműködő Bírálóbizottság Elnökének. Budapest, aláírás beosztás:... munkahely:... 15

16 4. számú függelék Bírálati lap Az ajánlatkérő hivatalos megnevezése és címe: Eljárás azonosítója: Az ajánlatok bontásának időpontja: A bírálat időpontja: A bírálóbizottsági tag neve/beosztása: A közbeszerzés tárgya: Az eljárás típusa: A szerződéskötés tervezett időpontja: Az ajánlatok bírálati szempontja: Telefon: Telefax: A beérkezett ajánlatok értékelése: A Bírálóbizottság tagjaival közösen megállapítottam, hogy az ajánlattételi felhívásban megjelölt ajánlattételi határidőre, azaz... összesen... darab ajánlat érkezett. Az ajánlatokban foglaltakat az ajánlattételi felhívás, a hiánypótlások tartalma és a szakmai specifikáció feltételeivel összevetve megállapítottam, hogy Döntési javaslat: Aláírás: 16

17 5.számú függelék Összefoglaló jelentés a tárgyában indított közbeszerzési eljárásról A hirdetmény közzétételével induló/hirdetmény közzététele nélküli közbeszerzési eljárás lefolytatására a Kbt. alapján került sor A beérkezett ( ) ajánlatok bontására napján 00 órakor került sor. Az ajánlati/ajánlattételi felhívásra az alábbi Ajánlattevők adtak ajánlatot, a zárójelben megnevezett terméksorokra: 1. Kft. (terméksorok megnevezése, száma) A Kbt. 22. (4) bekezdése szerinti Bírálóbizottság án tartott ülésén az ajánlatokat terméksoronként szakmai megfelelőségi és hiánypótlási szempontból, illetve az ajánlati/ajánlattételi felhívás és dokumentációban meghatározott feltételeknek való megfelelés szempontjából megvizsgálta. Hiánypótlásra az alábbi Ajánlattevők esetén került sor, akik a hiányokat határidőre pótolták/nem pótolták: 1. Kft. (terméksorok megnevezése, száma) A benyújtott ajánlatok közül az alábbiakat a Bírálóbizottság érvényesnek találta: 1. Kft. (terméksorok megnevezése, száma) (Itt ki kell térni a pénzügyi-gazdasági és műszaki-szakmai alkalmasság kérdésére is.) A benyújtott ajánlatok közül az alábbiakat a Bírálóbizottság érvénytelennek találta, a lentebb részletezett okokból: 1. Kft. (terméksorok megnevezése, száma) (Itt ki kell térni a pénzügyi-gazdasági és műszaki-szakmai alkalmasság kérdésére is.) Az alábbi ajánlattevők eljárásból történő kizárására szükséges, a lentebb részletezett kizárási ok miatt: A beadott ajánlatokat a Bírálóbizottság az alábbi szempontok szerint bírálta el: - legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás vagy - összességében legelőnyösebb ajánlat az alábbi részszempontok szerint Az ajánlatoknak a bírálati szempont szerinti részletes értékelése: A fentiek alapján a Bírálóbizottság Kft.-t javasolja Nyertesként kihirdetni, mert az érvényes ajánlatok közül ez az ajánlat tartalmazta a legalacsonyabb ellenszolgáltatási összeget/ez az ajánlat volt az összességében legelőnyösebb. Budapest, Bírálóbizottság elnöke Az eredmény kihirdetését engedélyezem:..... főigazgató 17

18 Döntés közbeszerzési eljárás eredményéről Összegezés az ajánlatok elbírálásáról 6.számú függelék 1. Az ajánlatkérő neve és címe: 2. A közbeszerzés tárgya és mennyisége: 3. A választott eljárás fajtája: 4.* Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén az eljárás alkalmazását megalapozó körülmények ismertetése: 5.* Hivatkozás az előzetes összesített tájékoztatóra, illetőleg az időszakos előzetes tájékoztatóra és közzétételének napja: 6. Hivatkozás az eljárást megindító, illetőleg meghirdető hirdetményre (felhívásra) és közzétételének/megküldésének napja: 7. a) Eredményes volt-e az eljárás: b)* Eredménytelen eljárás esetén az eredménytelenség indoka, valamint a Kbt. 76. (1) bekezdés d) pontja szerinti eredménytelenségi esetben a közbeszerzésre tervezett anyagi fedezet összege, és annak megadása, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra: c) Az eredménytelen eljárást követően indul-e új eljárás: 8. A benyújtott ajánlatok száma (részajánlat-tételi lehetőség esetén részenként): 9. a) Az érvényes ajánlatot tevők neve, címe, alkalmasságuk indokolása és ajánlatuknak az értékelési szempont az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása esetén annak részszempontjai szerinti tartalmi eleme, illetőleg elemei (részajánlat-tételi lehetőség esetén részenként): b)** Az a) pont szerinti ajánlatok értékelése a következő táblázatba foglalva (részajánlat-tételi lehetőség esetén részenként): Az elbírálás részszempontjai (adott esetben alszempontjai is) A részszempontok súlyszámai (adott esetben az alszempontok súlyszámai is) Az ajánlattevő neve: Az ajánlattevő neve: Az ajánlattevő neve: Értékelési pontszám Értékelési pontszám és súlyszám szorzata Értékelési pontszám Értékelési pontszám és súlyszám szorzata Értékelési pontszám Értékelési pontszám és súlyszám szorzata A súlyszámmal szorzott értékelési pontszámok összegei ajánlattevőnként: Adott esetben a részszempontokra adott pontszám szöveges értékelése: (A táblázatnak az ajánlattevők nevei alatti osztott oszlopainak bal oldalára az adott ajánlatnak az adott részszempont szerinti tartalmi elemeire adott értékelési pontszámot, jobb oldalára pedig az értékelési pontszámnak a súlyszámmal kialakított szorzatát kell beírni.) c)** Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása esetén az értékelés során adható pontszám alsó és felső határának megadása: d)** Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása esetén annak a módszernek (módszereknek) az ismertetése, amellyel az ajánlatkérő megadta az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során a ponthatárok közötti pontszámot: 10. Az érvénytelen ajánlatot tevők neve, címe és az érvénytelenség indoka: 11. a) Eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevő neve, címe, az ellenszolgáltatás összege és ajánlata kiválasztásának indokai: 18

19 b)* A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevő neve, címe, az ellenszolgáltatás összege és ajánlata kiválasztásának indokai: 12. * A közbeszerzésnek az(ok) a része(i), amely(ek)nek teljesítéséhez az ajánlattevő alvállalkozót kíván igénybe venni: a) A nyertes ajánlattevő ajánlatában: b) * A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlatában: 13.* A 12. pont szerinti rész(ek) tekintetében a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó(k), valamint a közbeszerzésnek az a százalékos aránya, amelynek teljesítésében a megjelölt alvállalkozók közre fognak működni: a) A nyertes ajánlattevő ajánlatában: b) * A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlatában: 14. * Az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetek, és azon alkalmassági követelmények megjelölése, amelyek igazolása érdekében az ajánlattevő ezen szervezet erőforrásaira (is) támaszkodik: a) A nyertes ajánlattevő ajánlatában: b) * A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlatában: 15. a) A szerződéskötési tilalmi időszak [Kbt (6) bekezdés] kezdőnapja: b) A szerződéskötési tilalmi időszak [Kbt (6) bekezdés] utolsó napja: 16. Az összegezés elkészítésének időpontja: 17. Az összegezés megküldésének időpontja: 18.* Az összegezés módosításának indoka: 19.* Az összegezés módosításának időpontja: 20. *A módosított összegezés megküldésének időpontja: 21. * Az összegezés javításának indoka: 22. * Az összegezés javításának időpontja: 23. * A javított összegezés megküldésének időpontja: 24.* Egyéb információk: A *-gal megjelölt pontokat csak akkor kell kitölteni, ha az abban foglalt eset fennáll. A **-gal megjelölt pontokat csak akkor kell kitölteni, ha az ajánlatkérő az összességében legelőnyösebb ajánlat elbírálási szempontot alkalmazta. A közbeszerzési eljárásban érkezett ajánlatokról, illetőleg az eljárás eredményéről szóló fenti írásbeli összegezést jóváhagyom: Kelt: Budapest,. év hó. nap. Döntéshozó neve: Prof. Náray-Szabó Gábor, aláírása: 19